Simplifică procesele interne ale companiei în 5 pași - Sodexo Romania

Simplifică procesele interne ale companiei în 5 pași

Deși orice antreprenor își dorește să conducă o companie în care lucrurile să se desfășoare cu viteză și eficiență, multe organizații ajung să se complice cu proceduri și procese ce le încetinesc activitățile. Ți-ai dori ca în 2020 să reușești și tu să simplifici procesele interne ale companiei? Urmează pașii de mai jos și vei observa efectele pozitive:

1. Discută cu întreaga echipă și ascultă sugestiile
Pentru a putea decide ce proceduri ar trebui modificate, trebuie să știi înainte de toate cât de bine funcționează cele actuale. Nu lua decizii fără să te consulți cu membrii echipei tale, pentru că este posibil ca din puncte de vedere diferite să rezulte cele mai bune decizii. O discuție de tip brainstorming cu persoane din toate departamentele te va ajuta să înțelegi ce activități ar trebui eficientizate și ce procese ar trebui schimbate sau chiar stopate. Pune pe o hârtie fiecare procedură internă, de la cele de HR până la cele financiare, și trece-le pe toate prin aceeași întrebare: “Ce putem elimina din proces pentru obține rezultate bune, implicând cât mai puține resurse și scurtând timpul necesar execuției?“ Ține cont de toate sugestiile primite și analizează-le.

2. Renunță la ședințele lungi
Ultimii ani au adus în toate companiile un adevărat trend al ședințelor. Deși utile pentru momentele când se iau decizii cu adevărat importante, în cele mai multe cazuri acestea implică mai mult timp pierdut decât rezultate cuantificabile. Persoanele implicate în ședințe tind să își aglomereze agenda și să rămână în urmă cu activitățile de zi cu zi, ajungând să amâne proiectele sau să lucreze peste program pentru a termina tot ce au de făcut. Aruncă o privire asupra listei de ședințe săptămânale: care dintre ele sunt neapărat necesare? Cu siguranță vei descoperi că unele pot fi înlocuite cu succes de discuții scurte între colegi sau e-mail-uri de informare. Eventual, alocă în fiecare dimineață zece-cincisprezece minute pentru a sumariza principalele activități ale zilei și rezultatele ce trebuiesc obținute.

3. Digitalizează cel puțin o parte dintre procese
Profită de dezvoltarea mediului online și a aplicațiilor pentru a automatiza o parte dintre procesele interne. De exemplu, sistemul de concedii poate fi simplificat prin utilizarea unui soft de HR, în care angajații să facă rapid cererea de concediu și să primească aprobarea fără a mai face drumuri către departamentul de Resurse Umane. Procesul de onboarding poate fi și el simplificat prin traininguri online, pe care noii angajați să le parcurgă la propriile calculatoare. Acordarea beneficiilor extrasalariale poate deveni, de asemenea, un proces mult mai rapid dacă renunți la a comanda lunar tichete tipărite și optezi pentru varianta cardurilor. Cardurile de beneficii de la Sodexo sunt ușor de încărcat, fiind de ajuns să accesezi aplicația mobilă și să faci transferul sumei dorite, astfel încât banii să intre automat în conturile angajaților.

Acordă și tu beneficiile extrasalariale mai simplu! Alege să migrezi la card

4. Investește în comunicarea internă
Multe procese interne tind să fie îngreunate din cauza faptului că angajații nu comunică eficient între ei, în special când lucrează în departamente diferite. Lipsa unei bune comunicări duce la neînțelegeri și la activități dificil de dus la bun sfârșit. Imaginează-ți situația în care contabilitatea dorește să comunice o schimbare a unei proceduri de decont, însă mesajul nu e trimis către întreaga organizație sau nu e formulat pe înțelesul tuturor. Membrii altor departamente nu înțeleg ce au de făcut și nu urmează noile reguli, așa că nu obțin deconturile din prima. Se pierd astfel timp și energie, iar angajații se simt frustrați de schimbări și de procedura ce pare ineficientă. Un departament de comunicare internă te poate ajuta prin propagarea fiecărei noutăți în toată compania și prin distribuirea mesajelor într-o formă uniformă și ușor de înțeles.

5. Solicită feedback-ul clienților
De multe ori se întâmplă ca răspunsul la întrebarea “Ce procese am putea simplifica?” să vină chiar de la client. Acesta are o viziune diferită de a ta, pentru că, fiind beneficiarul tău final vede lucrurile din exterior, fără a fi direct implicat în procese. Cere cât mai des feedback legat de modul în care clienții percep activitatea companiei tale: Cât de rapid sunt serviți? Cât de simplă li se pare colaborarea sau cât de ușor pot obține produsele solicitate? Simplifică-ți procesele interne și vei avea mai mult timp pentru tine și pentru angajații tăi. Procedurile simplificate vor avea ulterior impact în experiența clienților, așa că în final te vei bucura și de rezultate mai bune.

Câștigă timp și eficiență pentru companie și angajați. Comandă cardul de masă

Browser-ul tau este vechi.

Actualizeaza-ti browser-ul pentru a putea vedea aceasta pagina corespunzator. Actualizeaza browserul acum.

×