Model buget de venituri și cheltuieli al afacerii | Sodexo
Model buget de venituri si cheltuieli al afacerii- Sodexo

Cum realizezi un buget de venituri și cheltuieli pentru afacerea ta

Atunci când te gândești să dezvolți un nou proiect în compania ta, primul lucru pe care ar trebui să îl iei în calcul este realizarea unui buget de venituri și cheltuieli. Acesta te va ajuta să eviți problemele neprevăzute ce țin de partea financiară, dar și să calculezi în mod corect profitabilitatea proiectului. Află în continuare cum realizezi un buget de venituri și cheltuieli, în câțiva pași simpli.

De ce ai nevoie de un buget de venituri și cheltuieli

În cazul în care nu ai mai folosit până acum un astfel de instrument, este bine să știi că orice proiect pe care vrei să îl dezvolți trebuie să aibă în spate un buget bine structurat. În afară de planul inițial, bugetul trebuie analizat și regândit pe parcurs, la intervale regulate.

Planificarea financiară, alături de monitorizarea constantă a încasărilor și cheltuielilor, îți oferă ocazia de a monitoriza evoluția proiectelor inițiate în compania ta. Totodată, o bună organizare te ajută să înțelegi cu mai multă ușurință direcția în care se îndreaptă afacerea și să anticipezi eventualele riscuri.

Care sunt pașii prin care realizezi bugetul de venituri și cheltuieli

Pentru a putea realiza un buget realist, ai nevoie de o serie de acțiuni ușor de pus în practică, mai ales dacă îți cunoști cu adevărat afacerea:

1. Analizează obiectivele companiei și contextul în care aceasta operează  

Odată ce știi cum arată prezentul afacerii tale și ce așteptări ai de la viitor, vei putea să decizi ce cheltuieli poți face, precum și să anticipezi eventualul profit. De aceea, orice proiect trebuie să înceapă printr-o evaluare corectă a companiei și a contextului socio-economic. Cercetează piața și observă ce riscuri și ce oportunități există, apoi realizează o analiză SWOT, în care să pui accent atât pe provocările externe, cât și pe punctele forte și punctele slabe ale companiei. Stabilește obiective pe termen scurt, mediu și lung, pentru care să ai termene bine stabilite. 

În funcție de ceea ce descoperi din analiza de mai sus, dar și ținând cont de capitalul companiei și posibilitățile de investiție, decide câți bani poți aloca proiectelor pentru a-ți atinge obiectivele. Bazează-te pe echipa ta pentru a lua aceste decizii, pentru că vei avea nevoie de specialiști din toate zonele de business. E important să implici persoane cu experiență pe Finance, HR, Legal sau Project Management - un plan de afaceri bine pus la punct trebuie văzut din mai multe perspective.

2. Realizează o estimare a veniturilor obținute din proiect  

Nu poți să știi cu precizie ce sume va câștiga compania ta în perioada următoare, însă poți estima acest aspect, în funcție de o serie de factori. De exemplu, raportează profitabilitatea proiectului pe care vrei să îl începi la câștigurile obținute în prezent. Se poate ca pe termen scurt sau mediu, să nu obții neapărat venituri mai mari, mai ales dacă obiectivul urmărit este unul pe termen lung.

De exemplu, vrei să lansezi un proiect care are ca scop final oferirea unei experiențe mai bune pentru clienții tăi. Cel mai probabil, în primă instanță investițiile vor depăși câștigurile, dar în viitor compania va reuși să loializeze un număr mai mare de clienți, să vândă mai mult și, astfel, să crească profitul anual. 

3. Estimează cheltuielile necesare pentru a pune în practică proiectul 

Estimarea cheltuielilor este de obicei mai simplă decât cea a veniturilor, pentru că aici poți lua în calcul anumite elemente ușor de prevăzut. Pentru început, va fi vorba de o investiție în resursele necesare lansării proiectului, cum ar fi echipamentele și resursele umane. Acestor cheltuieli li se vor adăuga cele ulterioare, care pot ține de mentenanță, utilități sau marketing.

Grupează cheltuielile în funcție de principalele categorii: materii prime, resurse umane, chirii, publicitate, impozite sau taxe, utilități. Încearcă să estimezi totul cât mai precis, pentru că orice investiție majoră ulterioară îți poate dezechilibra bugetul.

4. Centralizează toate informațiile într-un singur document de venituri și cheltuieli 

Un model de buget de venituri și cheltuieli poate fi realizat cu ușurință în programe precum Excel, unde poți completa ușor și poți modifica atunci când e cazul. Este util ca documentul să poată fi accesat atât de tine, cât și de restul echipei implicate în proiect, pentru a fi urmărit și analizat în mod constant.

Alocă o coloană pentru posibilele cheltuieli și una pentru venituri, fără a uita să specifici și perioadele de timp vizate. Completează tabelul cu sumele obținute efectiv și analizează diferențele între estimări și realitate.

5. Evaluează profitabilitatea proiectului

Nu este de ajuns să aștepți finalizarea proiectului pentru a decide dacă acesta a fost sau nu profitabil. O astfel de decizie ar putea duce la pierderi importante pentru companie. Cel mai bine este să urmărești veniturile și cheltuielile în timp real, pentru a putea trage concluzii și a lua acțiuni rapide.

Dacă observi că estimările au fost greșite, iar cheltuielile depășesc cu mult planul inițial, discută cu echipa ta și găsiți împreună soluții, pe care să le implementați fără întârziere. În cazul în care încasările sunt mai mari decât au fost prevăzute, poți folosi sumele pe post de rezervă, pentru eventualitatea unor cheltuieli neașteptate.

Urmează pașii de mai sus atunci când planifici viitoarele proiecte ale companiei tale și organizează bugetul de venituri și cheltuieli al firmei, pentru a minimiza riscurile și a te asigura că vei obține în final rezultatele dorite.

Vezi mai multe