Onboarding: strategii eficiente de integrare a noilor angajați

Ce este procesul de onboarding

Onboardingul are rolul de a facilita integrarea noului angajat în echipă, ajutându-l să se familiarizeze cu rolul său, dar și cu tot ce ține de cultura organizațională. În cadrul acestui proces, angajatul primește informații despre companie și valorile sale, își cunoaște colegii și are ocazia să își înțeleagă mai bine responsabilitățile. Chiar și o persoană cu experiență și vaste cunoștințe în domeniul în care lucrează are nevoie de sprijin pentru a se integra - în definitiv, schimbarea locului de muncă presupune adaptarea la o nouă cultură, iar procesele interne și modul de lucru sunt diferite de la o companie la alta.

Procesul de onboarding a devenit un concept răspândit în România odată cu apariția multinaționalelor, care au adus cu sine proceduri bine definite, inclusiv pe zona de resurse umane. Adoptat în timp de tot mai mulți angajatori, indiferent de mărimea companiei, onboarding-ul presupune ca noii angajați să treacă printr-o scurtă perioadă de adaptare. În acest timp, ei deprind procedurile, testează instrumentele de lucru și se apropie de viitorii colegi.

Citește și: Motivarea angajaților:rețeta performanței companiei tale

De ce este importantă integrarea noilor angajați 

Rolul onboarding-ului este simplu: o bună integrare în echipă diminuează temerile angajatului, ajutându-l să se acomodeze cu colectivul și cu activitatea. Astfel, noul coleg înțelege mai bine ce are de făcut, este mai eficient și este mai puțin predispus la greșelile inerente începutului. Prin intermediul discuțiilor purtate în perioada de onboarding, angajatul se poate familiariza cu așteptările pe care le ai de la el și cu obiectivele care trebuie îndeplinite.

De asemenea, printr-un proces de onboarding corect organizat, rata de retenție a noilor angajați crește, aceștia nemaifiind tentați să își dea demisia după câteva zile sau câteva luni, simțind că nu se pot obișnui cu mediul de lucru. Totodată, prin intermediul onboardingului, angajații noi au oportunitatea de a-și cunoaște colegii și de a colabora mai strâns cu aceștia - un aspect esențial pentru crearea unui mediu de lucru plăcut.

Descoperă și cum poți oferi angajaților tăi sprijin în perioada inflaționistă, cu impact minim asupra fluxului de numerar al companiei.

Planul de integrare a noilor angajați - de ce reguli ar trebui să ții cont

Îți dorești ca procesul de onboarding să fie cât mai eficient, iar noii angajați să se integreze cât mai ușor în companie? Ține cont de următoarele aspecte:

• Planifică în avans - este bine să te organizezi din timp, astfel încât să știi cum vrei să decurgă întregul proces. Acesta ar trebui să înceapă încă din momentul în care candidatul acceptă oferta de angajare. 
• Personalizează - încearcă să personalizezi onboardingul în funcție de nevoile și așteptările individuale ale angajatului. Nu toți angajații au același stil de învățare și aceleași nevoi, așa că poți adapta experiența în consecință, în funcție de discuțiile purtate în cadrul interviurilor.
• Integrează cultura organizațională - pune din start accent și pe aspectele ce țin de cultura internă. Ajută angajații noi să înțeleagă valorile, misiunea și viziunea companiei.
• Comunică deschis - menține o comunicare transparentă pe tot parcursul procesului de onboarding. Asigură-te că angajații primesc informații relevante și au posibilitatea de a pune întrebări.
• Furnizează resurse - oferă resursele necesare, de la manuale, traininguri, documentație, acces la aplicații, dispozitive precum laptopul sau telefonul de serviciu și orice altceva de care angajații ar putea avea nevoie.
• Solicită feedback - discută cu noii angajați despre procesul de onboarding și evoluția acestuia. Orice feedback poate ajuta la îmbunătățirea viitoarelor procese.
• Monitorizează rata de retenție - observă dacă se schimbă ceva din punct de vedere al retenției angajaților. Dacă inițial aceștia obișnuiau să își dea demisia în primele luni de activitate, este bine să vezi dacă tendința se menține. În cazul în care nu există o creștere a ratei de retenție, este posibil să fie necesare ajustări în procesul de onboarding.

Strategii de integrare a noilor angajați

Pentru a te ajuta să pui la punct procesul de onboarding, ți-am pregătit o serie de strategii aplicate în companiile din întreaga lume. Le poți folosi ca inspirație, adaptându-le în funcție de ceea ce consideri că s-ar potrivi în propria organizație:

Pregătește din timp locul unde va lucra noul angajat și alcătuiește un mic pachet de bun venit

Îți recomandăm să pregătești sosirea noului membru al echipei cu cel puțin o zi înainte, astfel încât totul să se desfășoare cât mai bine. Angajatul trebuie să simtă încă din prima clipă că lucrează într-un mediu profesionist și perfect organizat. Dacă munca se desfășoară la sediu, asigură-te că spațiul de lucru este curat și prezintă-i angajatului biroul său, spațiile de relaxare, bucătăria și orice altă zonă de interes. În cazul în care munca se desfășoară la distanță, trimite din timp dispozitivele de care angajatul are nevoie pentru a lucra. Astfel, în prima zi va avea la îndemână toate obiectele și echipamentele necesare.

Verifică funcționarea calculatorului și discută cu echipa de IT despre eventualele conturi necesare pentru accesul în aplicații. În cazul în care îi vei oferi un telefon de serviciu, ai grijă ca acesta să fie în stare bună și să aibă cartela sim corespunzătoare.

Oferă-i angajatului câteva obiecte personalizate, care să îl facă să se simtă de la început ca într-o familie: legitimația, o cană cu numele companiei, o agendă, un pix și orice alte accesorii de care crezi că ar putea avea nevoie.

Dacă organizația folosește un software de HR, asigură-te că toate datele angajatului sunt integrate, astfel încât acesta să aibă acces rapid la statistica orelor de lucru și a zilelor de concediu. În cazul în care acorzi beneficii extrasalariale - de exemplu card de masă sau card de vacanță - comandă din timp cardul fizic pentru noul angajat, sau discută despre posibilitatea emiterii unui card digital. Printr-o bună organizare, ai certitudinea că angajatul își va primi la timp salariile și beneficiile.

Discută cu angajatul despre așteptările reciproce

Stabilește încă de la început o relație de încredere cu noul angajat. Discutați despre așteptări - atât ale tale, ca angajator, cât și ale lui, ca membru al echipei. Roagă-l să îți adreseze orice întrebare și nelămurire ar avea, fie că este legată de fișa postului sau de integrarea la noul loc de muncă.

Asigură-l că va avea parte de tot sprijinul necesar și că poate veni oricând către tine sau către alți membri ai echipei cu întrebări și feedback. Explică-i când și cum se primesc salariul și beneficiile extrasalariale. Chiar dacă ați discutat astfel de detalii în cadrul interviului, acum ai timp și contextul potrivit pentru a explica pe larg. Arată-i cum funcționează aplicațiile sau orice alte echipamente de lucru - sau roagă un coleg să îi arate, mai ales dacă acesta face parte din același departament.

Organizează întâlniri cu ceilalți membri ai echipei

Prima interacțiune a unui angajat cu noua sa echipă și cu întreaga companie are un impact mai puternic decât te-ai aștepta. Nu-i aloca din prima zi proiecte și sarcini legate de muncă, ci prezintă-i în schimb locul unde va lucra și colegii de echipă. Povestește-i mai multe despre programul vostru obișnuit - ce rutină aveți, cum se iau pauzele, unde se află bucătăria și unde poate găsi o cafea. Roagă-i pe ceilalți angajați să îi acorde noului coleg tot sprijinul necesar și anunță-i din timp de sosirea sa.

Organizează încă din primele zile o activitate plăcută, în cadrul căreia să vă cunoașteți mai bine, de exemplu un prânz cu toată echipa sau o ieșire în oraș. Astfel, angajatul nou va simți că se integrează mai ușor și va avea ocazia să interacționeze cu echipa într-un context mai puțin formal.

Ocupă-te de instructajul de protecție a muncii și de semnarea actelor

Primele zile reprezintă un prilej excelent de a discuta cu noul angajat despre regulile interne ale companiei și despre măsurile de siguranță. Dacă activitatea presupune operarea echipamentelor, pune protecția angajatului pe primul loc și explică-i ce reguli trebuie să respecte pentru ca munca sa să fie 100% sigură. Alocă timp pentru instructajul de protecție a muncii, vizita medicală și orice altă formalitate care te asigură că angajatul tău lucrează în cele mai bune condiții.

Chiar și în cazul unei activități de birou, poți discuta cu noul angajat despre modul în care acesta își poate proteja aplicațiile și fișierele de amenințările cibernetice - în ziua de astăzi, o astfel de discuție este binevenită în toate companiile care operează cu resurse digitale.

Asigură training și mentorat

Dezvoltă un plan de dezvoltare personalizat pentru fiecare angajat în funcție de rolul și responsabilitățile sale. Asigură-te că acesta conține acțiuni adaptate la specificul poziției și discută-l cu angajatul: întreabă-l de ce are nevoie pentru a se familiariza cu activitatea. Unele persoane învață cel mai bine din cursuri scrise sau online, în timp ce altele preferă practica și un mod de învățare cât mai interactiv.

Oferă acces la resurse de training online, cum ar fi module de e-learning, tutoriale video și ghiduri. Acestea pot fi utile pentru angajați în timpul procesului de învățare și pot servi ca referințe ulterioare. Include sesiuni care să trateze cultura organizațională și să acopere aspecte precum valorile companiei și etica de lucru.

Implementează un program de mentorat în cadrul căruia fiecare angajat nou să beneficieze de sprijinul unei persoane cu experiență din cadrul organizației. Un astfel de mentor poate oferi sprijin practic, împărtășind din experiența sa și ajutându-i pe noii angajați să se integreze mai rapid și mai eficient. De asemenea, mentorii pot ajuta angajații să descopere oportunități de dezvoltare pe termen lung și pot oferi sfaturi cu privire la obiectivele de creștere profesională.

În final, nu uita un aspect important: perioada de acomodare reprezintă și un interval în care persoana nou angajată descoperă dacă activitatea și atmosfera de la locul de muncă corespund așteptărilor sale. Încearcă să afli din timp părerea angajatului despre colegi și activitate, astfel încât să poți preîntâmpina orice problemă. Monitorizează-i evoluția, dar nu cu scopul de a găsi ceva de corectat, ci mai degrabă pentru a-l ajuta să-și dezvolte potențialul și să devină din ce în ce mai bun. Oferă feedback pozitiv și constructiv în mod regulat, pentru că un angajat care știe ce are de făcut și se simte recompensat pentru eforturile sale va fi întotdeauna mai motivat și mai performant.

Sperăm că toate aceste informații te vor ajuta să pui bazele unui proces de onboarding cât mai eficient. Îți reamintim că Pluxee îți este alături, cu soluțiile prin care te poți asigura că ai o echipă fericită și implicată - încă din prima zi!

Citește și: Conceptul de creativitate și performanță la muncă