Digitalizarea IMM-urilor - ce avantaje aduce afacerilor și cum se realizează

Ce este un IMM - care sunt companiile care intră în această categorie

IMM-urile sunt companii mici și mijlocii care, conform Legii nr.346/2004, trebuie să îndeplinească trei condiții: să aibă mai puțin de 250 de angajați, să nu fie deținute de o altă întreprindere și să realizeze o cifră de afaceri anuală de până la 8 milioane de euro.

Prin prisma numărului de angajați, IMM-urile pot avea o structură mai puțin ierarhică decât marile corporații, ceea ce are un impact pozitiv asupra coeziunii echipei și a comunicării interne. În plus, datorită flexibilității lor, IMM-urile sunt adesea la originea unor produse sau servicii inovatoare.

De la afaceri de familie până la start-up-uri tehnologice, întreprinderile mici și mijlocii au o pondere importantă în societate. Așa cum arată statisticile Parlamentului European, IMM-urile reprezintă 99 % dintre companiile din UE, prin urmare, rolul lor este unul vital pentru economia țării.

Ce reprezintă digitalizarea IMM-urilor?

Digitalizarea unei companii reprezintă integrarea tehnologiei în operațiunile și strategia afacerii. Folosind diverse soluții digitale, compania urmărește să își eficientizeze procesele interne, să gestioneze mai bine informațiile și să optimizeze comunicarea cu clienții. În ziua de astăzi, tehnologia nu mai reprezintă doar o opțiune, ci o adevărată necesitate pentru a evolua și a rămâne competitiv în lumea afacerilor. Într-o lume în care totul se desfășoară în mare măsură online, de la cumpărături la comunicare, digitalizarea devine esențială pentru IMM-uri.

Indiferent de industria în care activează compania ta, digitalizarea îți va aduce numeroase avantaje. De exemplu, să spunem că ai o cofetărie sau un lanț de cofetării în orașul tău. Prin intermediul tehnologiei, poți să îți creezi un website unde să-ți prezinti produsele, să preiei comenzi online și să vinzi în tot județul. Poți să interacționezi cu clienții pe rețelele sociale, să-ți crești vizibilitatea și să știi ce gândesc oamenii despre produsele și serviciile tale. Totodată, îți poți urmări vânzările și stocurile printr-un software de management. Rezultatul? Proceduri mai simple, vânzări mai multe, clienți mai fideli și mai puțină energie consumată pentru a-ți administra compania.

Chiar și acordarea salariului și a beneficiilor extrasalariale poate fi simplificată prin intermediul digitalizării. Un software de resurse umane poate automatiza calculul salariului și al orelor lucrate de fiecare angajat, pentru fiecare normă. De asemenea, poți încărca online carduri de bonuri ale angajaților rapid și sigur, de oriunde te-ai afla. Atunci când vin sărbătorile și vrei să oferi un dar inspirat, nu mai ai de ce să alergi după cadouri sau să te întrebi unde depozitezi coșurile cu produse de sezon. Pur și simplu încarci online cardurile cadou ale echipei, iar angajații își primesc beneficiile chiar și când lucrează de acasă sau se află în vacanță.

Cum se realizează digitalizarea IMM-urilor?

Dacă îți dorești să îți digitalizezi și tu IMM-ul, iată ce pași ar trebui să urmezi pentru ca totul să meargă cât mai simplu și mai eficient:

1. Începe prin a realiza o evaluare detaliată a afacerii tale. Analizează procesele și identifică zonele care ar putea beneficia cel mai mult de digitalizare. Gândește-te la modul în care poți automatiza activități sau la cum poți îmbunătăți experiența clienților prin intermediul tehnologiei. Poți să te gândești la zone precum securitatea cibernetică, vânzările online, arhivarea și analizarea datelor sau automatizarea comunicării cu clienții.

2. Stabilește obiective clare, definește resursele de care ai nevoie și decide care este bugetul pe care îl poți aloca digitalizării. Un plan bine pus la punct îți va oferi o direcție și te va ajuta să măsori progresul.

3. Alege tehnologia care se potrivește cel mai bine nevoilor tale - de exemplu, un software pentru gestionarea relațiilor cu clienții (CRM), sisteme de contabilitate, un software de resurse umane, platforme de comerț electronic sau orice altă soluție care te ajută să-ți atingi obiectivele. Dacă această parte ți se pare dificilă, poți să apelezi la un expert sau o companie care oferă consultanță în domeniul digitalizării.

4. Implementează tehnologia treptat și testeaz-o pentru a o adapta la specificul companiei și pentru a te asigura că totul funcționează așa cum trebuie. Te poți ocupa de ajustările necesare pe parcurs. Asigură-te că membrii echipei IT dețin abilitățile și cunoștințele necesare, iar dacă există deficiențe, recrutează specialiști sau înscrie-ți angajații existenți la cursuri de specializare.

5. Instruiește-ți întreaga echipă pentru a folosi noile instrumente digitale. Schimbarea poate fi uneori întâmpinată cu scepticism, de aceea este important ca fiecare angajat să înțeleagă aplicațiile cu care va lucra și să descopere care sunt oportunitățile oferite de utilizarea tehnologiei. Cu cât angajații înțeleg mai bine impactul digitalizării, cu atât vor fi mai dispuși să susțină eforturile tale de a reorganiza procesele interne.

6. Digitalizarea este un proces ce presupune evoluție continuă - anual apar tehnologii noi, iar cele existente beneficiază de îmbunătățiri. Monitorizează performanța sistemelor și proceselor digitale și implementează cele mai recente versiuni ale aplicațiilor utilizate.

Programe pentru digitalizarea IMM-urilor - cum obții o finanțare pentru compania ta

Pentru a implementa soluțiile dorite, ai nevoie și de un buget alocat digitalizării IMM-ului. Vestea bună este că, prin prisma îmbunătățirilor aduse proceselor interne, compania ta are șansa de a amortiza rapid cheltuielile inițiale. În plus, poți urmări programele publice de finanțare, care te pot ajuta să acoperi costurile digitalizării prin fonduri nerambursabile. Un astfel de program s-a desfășurat chiar în 2023, cand IMM-urile au avut șansa de a obține între 20.000 și 100.000 de euro pentru a investi în digitalizarea companiei. Numărul de IMM-uri înscrie în proiect a depășit cu 30% limita stabilită. Iată însă și alte programe de finanțare dezvoltate în ultimii ani pentru companiile românești:

• Programul Operațional Competitivitate (POC) - prin acest program, finanțat de Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR), se oferă sprijin pentru investiții în digitalizare și tehnologie de informație și comunicații (TIC). 

• Programul Operațional Capital Uman (POCU) - deși axa principală a acestui program urmărește dezvoltarea resurselor umane, există măsuri și inițiative care sprijină formarea și adaptarea angajaților la tehnologiile digitale.

• Programul Start-up Nation - chiar dacă nu se axează exclusiv pe digitalizare, programuș oferă sprijin pentru înființarea de noi întreprinderi, inclusiv cele din domeniul tech sau digital.

• Inițiativa Digital SME - este o inițiativă europeană care oferă resurse și suport pentru IMM-urile care doresc să se digitalizeze. Deși nu este un program de finanțare per se, acordă acces la instrumente, resurse și bune practici.

• Programul IMM Invest - este un program al cărui obiectiv constă în acordarea facilităţilor de garantare de către stat pentru creditele acordate IMM-urilor şi întreprinderilor mici cu capitalizare de piaţă medie.

Pentru a-ți crește șansele de a obține o finanțare pentru digitalizare, urmărește constant noutățile postate de Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene, dar și de publicațiile online dedicate antreprenorilor. De asemenea, încearcă să îți faci din timp un plan cu procesele pe care plănuiești să le automatizezi și aplicațiile de care ai nevoie - astfel, în cazul în care apare o oportunitate, îți poți alcătui rapid un proiect cât mai puternic.

Care sunt avantajele și dezavantajele digitalizării IMM-urilor

Dacă te întrebi ce oportunități îți poate aduce digitalizarea, ți-am pregătit o listă a avantajelor, dar și a dezavantajelor presupuse de acest proces. Astfel, poți cântări cât mai bine variantele, astfel încât să poți lua decizia optimă pentru afacerea ta:

Avantajele digitalizării 

• Siguranța datelor companiei - investițiile în securitatea cibernetică te pot ajuta să eviți atacurile hackerilor și să stochezi informațiile confidențiale în siguranță.

• Eficiență operațională - digitalizarea poate automatiza procesele interne, reducând costurile și optimizând timpul de lucru. Astfel, îți poți concentra resursele pe dezvoltarea afacerii.

• Creșterea vizibilității - pe măsură ce afacerea ta devine mai prezentă în mediul online, poți ajunge la clienți noi și te poți extinde pe noi piețe, chiar și la nivel internațional.

• Creștere a vânzărilor - o prezență online puternică și o experiență de cumpărare facilă pot atrage mai mulți clienți și pot duce la creșterea vânzărilor.

• Flexibilitate - digitalizarea le permite angajaților tăi să lucreze de oriunde, facilitând munca la distanță și oferind echipei o mai mare flexibilitate.

• Posibilitatea de a analiza datele - prin intermediul unui software de analiză ai acces la informații valoroase despre comportamentul clienților, astfel încât să iei decizii mai bine informate.

• O experiență mai bună pentru clienți - digitalizarea te poate ajuta să le oferi clienților posibilitatea de a obține asistență mai rapid și mai ușor.

• Redresarea rapidă în cazul unei probleme - cu instrumentele potrivite, poți să-ți reorganizezi rapid afacerea în caz de situații de criză sau schimbări neprevăzute.

• Reducerea volumului de muncă și a erorilor umane - procesele digitale pot reduce volumul de muncă manuală, ajutând angajații să se elibereze de activitățile redundante. De asemenea, tind să reducă erorile umane, care pot apărea din neatenție sau oboseală.

Dezvantajele digitalizării

• Costurile inițiale - achiziționarea și implementarea tehnologiei digitale pot presupune costuri inițiale semnificative, care pot fi o provocare pentru IMM-uri cu bugete limitate. Chiar dacă nu dispui de un buget ridicat, începe cu pași mici, de la procesele interne care se pot simplifica rapid. Poți înlocui, de exemplu, prima de vacanță cu cardul de vacanță, care este simplu de acordat și le oferă angajaților tăi acces la numeroase oferte și reduceri. Nu ai nevoie de infrastructură dedicată, nici de investiții suplimentare, pentru că poți utiliza gratuit platformă Pluxee, o soluție modernă și intuitivă de acordare a beneficiilor extrasalariale.

• Necesitatea de a instrui echipa - angajații pot avea nevoie de timp pentru a se adapta la noile tehnologii, iar instruirea acestora poate să fie costisitoare.

• Dependența de tehnologie - atunci când implementezi o serie de instrumente și aplicații care să înlocuiască munca umană, problemele tehnice pot avea un impact semnificativ asupra afacerii. Pentru a evita o astfel de situație, este bine să ai mereu un plan de continuitate și o echipă IT pe care să te poți baza.

Așa cum observi, digitalizarea IMM-urilor este un pas firesc pentru antreprenorii care doresc să rămână competitivi și să-și dezvolte afacerea în era digitală. În loc să depindă constant de hârtii și procese complicate, companiile pot folosi soluțiile digitale pentru a-și optimiza operațiunile, a-și crește eficiența și a pătrunde pe piețe noi.

Dacă dorești să digitalizezi acordarea beneficiilor extrasalariale, suntem aici pentru a-ți oferi soluția potrivită nevoilor tale. Ia legătura cu un consultant Pluxee și vei afla toate detaliile care te interesează!