Managementul cashflow-ului: riscuri și soluții sustenabile

Conform unui studiu efectuat de U.S. Bank și publicat pe site-ul business.com, 82% dintre afacerile care eșuează o fac din cauza unui management ineficient al cashflow-ului. Descoperă în cele ce urmează ce este cashflow-ul, de ce este important și cum îl poți menține la un nivel optim pentru afacerea ta.

Ce este cashflow-ul

Cashflow-ul, denumit și fluxul de numerar sau de trezorerie, este diferența dintre intrările și ieșirile de numerar ale unei firme pe o anumită perioadă de timp. Intrările de numerar sunt reprezentate de încasări de la clienți, furnizori sau investitori, iar ieșirile de numerar reprezintă cheltuielile necesare pentru desfășurarea activității și plățile făcute.

În timp ce intrările de numerar sunt contabilizate prin documente de încasare primite de la clienți, debitori sau investitori, plățile sunt contabilizate prin documentele de plată atunci când se efectuează plățile către furnizori, salariați sau creditori.

Metodă de calcul cashflow

Metoda de calcul a cashflow-ului unui business este una foarte simplă și poate fi dedusă din definiția acestuia. Astfel, formula este următoarea:

cashflow = încasări – cheltuieli

Tipuri de cashflow

Din punctul de vedere al nivelului de lichidități, există 2 tipuri de cashflow cu care se poate confrunta orice companie:

• cashflow pozitiv, care apare atunci când încasările de numerar sunt superioare plăților efectuate de către firmă;
• cashflow negativ, care apare atunci când plățile care apar sunt mai mari decât încasările.

Menținerea unui cashflow pozitiv poate să fie o provocare pentru orice antreprenor, în special atunci când se află la început de drum. Aceasta, fie din cauză că există întârzieri mari de încasare a facturilor emise și nu se face nimic în acest sens, fie din cauză că scadența facturilor emise este mai mare decât scadența facturilor care trebuie plătite.  

Din punctul de vedere al provenienței, cashflow-ul se împarte în următoarele categorii:

• cashflow operațional, reprezentat de numerarul provenit din activități curente (vânzarea produselor sau serviciilor prestate de către companie);
• cashflow investițional, reprezentat de numerarul generat intern din active non operaționale;
• cashflow de finanțare, reprezentat de banii proveniți de la acționari, investitori, împrumuturi bancare sau dividende.

Importanța cashflow-ului în business

Analiza periodică a fluxului de numerar contribuie într-o mare măsură la desfășurarea activității companiei pe termen lung. Iată, concret, la ce te poate ajuta analiza cashflow-ului companiei:

1. Te ajută să identifici care sunt problemele în activitatea afacerii și ce poți corecta

De exemplu, una dintre problemele pe care le poți identifica prin analiza cashflow-ului este încasarea facturilor emise într-un timp mai mare decât timpul pe care îl ai la dispoziție pentru plata cheltuielilor necesare pentru a menține afacerea în viață. Într-o astfel de situație, ai putea să ajustezi termenele scadente ale facturilor pe care le emiți sau să discuți cu furnizorii să ajusteze ei termenele scadente ale facturilor pe care ți le emit.

2. Îți arată dacă încasările se ridică la nivelul estimat anterior

Pentru a putea conduce o afacere într-un mod cât mai eficient, orice antreprenor are nevoie de previziuni financiare ale vânzărilor pe o anumită perioadă de timp. După ce estimările sunt realizate, este bine ca lună de lună să fie făcută o comparație între luna previzionată și rezultatele reale ale lunii respective. De exemplu, dacă pentru luna noiembrie ai estimat încasări în valoare de 100.000 de euro, după ce se încheie luna, cu ajutorul analizei de cashflow vei putea verifica dacă încasările estimate se apropie de valorile reale înregistrate în lună.

3. Te ajută să iei noi decizii în relația cu furnizorii și să ajustezi cheltuielile în ariile unde este posibil acest lucru

Pentru că într-o analiză de cashflow ai posibilitatea să verifici detalii și legate de cheltuieli, nu numai de încasări, acest lucru îți permite să obții o imagine clară asupra cheltuielilor. Astfel, poți încerca să negociezi cu furnizorii prețurile contractelor în funcție de volumele de materii prime pe care le comanzi, de exemplu. Totodată, ai posibilitatea și de a te orienta spre noi furnizori pentru a obține prețurile pe care ți le dorești.

4. Îți oferă posibilitatea de a plănui noi investiții pentru dezvoltarea afacerii

Atunci când ai o imagine clară asupra încasărilor firmei și asupra cheltuielilor, poți să planifici investiții necesare pentru dezvoltarea afacerii. În funcție de capitalul de care dispui, poți alege să investești în echipamente performante pe care să le folosești în producție, în strategii de marketing pentru promovarea produselor sau serviciilor tale, dar și în tehnologii și software pentru optimizarea proceselor interne.

Semne ale unui cashflow management fragil

Problemele generate de cashflow pot să ducă la întreruperea activității unei companii sau chiar la insolvență, atunci când acesta nu este administrat într-un mod eficient. Iată câteva semne din care îți poți da seama că managementul cashflow-ului afacerii tale necesită îmbunătățiri:

• plata cu întârziere a salariilor;
• plata cu întârziere a facturilor de utilități/ chirii;
• plata cu întârziere a datoriilor către bugetul de stat (taxe, impozite);
• imposibilitatea efectuării unor investiții;
• inexistența disponibilităților bănești pentru retragerea dividendelor;

Modalități de menținere a unui nivel sănătos de numerar

Menținerea unui nivel optim al cashflow-ului te ajută să eviți riscul de incapacitate de plată a facturilor și de întrerupere a activității. Iată câteva modalități eficiente pe care le poți adopta în managementul cashflow-ului afacerii tale:

1. Creează un fond de rezervă 

Crearea unui fond de rezervă poate reprezenta o soluție pe care o ai la îndemână în cazul în care trebuie să suporți unele cheltuieli urgente, precum plata salariilor sau a chiriei, și nu dispui de capital necesar. Pentru a crea un fond de rezervă, în lunile în care încasările sunt mai mari decât media ultimelor 6 luni, poți să pui deoparte o anumită sumă de bani și să începi să creezi un astfel de fond.

2. Controlează riguros banii care intră și ies din firmă

Un control asupra banilor care intră și ies din firmă te ajută să ții sub control cheltuielile, dar să și verifici încasările. Astfel, vei avea ocazia de a diminua cheltuielile acolo unde este posibil și de a aproba doar comenzile strict necesare pentru activitatea companiei. Totodată, ai posibilitatea de a observa dacă facturile pe care le încasezi se încadrează în termenul stabilit.

3. Stabilește date scadente pentru ca facturile de vânzare să fie încasate mai devreme decât plățile care trebuie efectuate

Pentru a te asigura că menții un nivel optim permanent al cashflow-ului afacerii tale, cel mai bine este ca datele scadente pentru facturile de vânzare să fie stabilite înaintea datelor scadente ale facturilor pe care trebuie să le plătești. În acest mod, vei avea suficient capital să îți onorezi la timp obligațiile, fără a pune în pericol activitatea companiei.

4. Aplică penalizări de întârziere pentru facturile neîncasate la timp

Pentru a-ți motiva clienții să plătească facturile în timp util, poți aplica un anumit procent de penalizare pentru situațiile în care aceștia întârzie cu plata facturilor. 

De exemplu, pentru 15 zile de întârziere, poți să aplici un procent de penalizare de 5% pe care clientul va fi nevoit să îl plătească în cazul în care nu respectă data scadentă.

5. Oferă beneficii angajaților fără impact major asupra cashflow-ului

Succesul unei companii nu poate să existe fără angajați bine pregătiți și loiali. Din acest motiv, într-o piață concurențială în care rata de retenție și de fidelizare a angajaților este din ce în ce mai mică, firmele sunt încurajate să implementeze noi soluții de a-și menține oamenii motivați și loiali. O astfel de soluție o reprezintă creșterile salariale, însă acestea afectează cashflow-ul. 

Dacă businessul tău nu se află în prezent într-o poziție care să permită acest lucru, poți opta pentru beneficii extra salariale pentru a-ți susține oamenii în perioade dificile. Această soluție oferă o putere de cumpărare mai mare echipei tale și presupune cheltuieli mai ușor de suportat de tine, ca angajator. Spre deosebire de creșterile salariale, acordarea tichetelor de masă nu presupune plata contribuțiilor sociale către stat, ci doar plata impozitului de 10%. 

Valoarea nominală a unui tichet de masă este, de la 1 august 2023, 35 de lei, iar salariații pot să beneficieze de cel mult un tichet de masă pentru fiecare zi lucrătoare.

Pluxee poate fi partenerul ideal pentru tine atunci când îți dorești să oferi angajaților tăi beneficii extra salariale, fără un impact major asupra cashflow-ului. Cere o ofertă și atinge obiectivele afacerii tale cu 37% economii la buget!

Managementul eficient al intrărilor și ieșirilor de numerar din firma ta poate contribui la dezvoltarea afacerii fără să te confrunți cu obstacolele cauzate de insuficiența de capital. Profită de sfaturile din acest articol și menține cashflow-ul afacerii tale la un nivel optim.

Sursă foto: shutterstock.com